【OneDrive for Business & SharePoint】ファイルの共有

SharePoint及びOneDrive for Businessでファイルの共有を行ってみた。
普通にプロパティから共有を選んで相手のメールアドレスを入力して実行すると外部共有は出来ませんとエラーを返される。さすが企業サイト、簡単には共有させてくれない。
SharePoint Online 環境の外部共有を管理するによるとSharePoint管理センターでの設定が必要らしい。
管理センターを開くと共有というボタンが見える。その下にはサイトのURLが並んでいる。ふむ、共有したいサイトを選んでボタンを押せばいいのだな、と思いやってみたところ「共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする」等はグレーアウトされ「組織外の共有を許可しない」しか選べない。あれ?と思ってもう一度説明を読むとまず管理センターの「設定」(左下にリンクがある)で全体の設定が必要なようだ。ここで「共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする」を選択し管理センターのサイトコレクションに戻りURLを選択しボタンを押したら「共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする」が選択できた。
ここまでやってからOneDrive for BusinessまたはSharePointへ戻りフォルダを選択してメールアドレスを入力すると招待メールが送られる。尚、メールアドレスはMSアカウントである必要があったはず。メールを受け取った側はMSアカウントでログインすると該当のフォルダにアクセスすることが出来る。それ以外のフォルダやファイルは見えない。
OneDrive for Business側で共有を停止するとメール受信者もフォルダにアクセス出来なくなる。
なお、現在Exchangeのサービス機能低下中のためか招待メールが受信されるまで時間がかかる。
また、管理センターで共有を停止した後にフォルダからの共有設定をかけても当初のエラーメッセージは表示されない。招待メールは送信されていないようだが。元に戻す際に何か処理が必要なのかそういう仕様なのかは後で確認しするか。
それから管理センターの「設定」で外部共有を許可すると全てのサイトコレクションが「共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする」になってしまうようなので、個別に「組織外の共有を許可しない」を選択しておく必要がある。一人で使用する分には問題ないが数名で使用する場合には注意が必要。このあたりは企業用のシステムらしく「管理者」がきちんと管理をする必要がある。


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